Cuando se organiza un evento, la propia logística puede centrar toda la atención, pero la seguridad de los asistentes es una prioridad que debe tenerse en cuenta. A la hora de afrontar la seguridad en los eventos corporativos o institucionales es fundamental saber cuáles son las contingencias que pueden producirse, por lo que varias cuestiones deben plantearse a priori.
¿Quién monta el acto? ¿Quiénes son los invitados? ¿Por qué tiene lugar el evento? ¿Cuál es la coyuntura general? ¿Asistirá la prensa? Estos asuntos determinarán el tipo de evento que vamos a proteger. Tanto si preparemos un plan de seguridad para un evento masivo como para un evento de tamaño mediano, el objetivo primordial no es responder a las amenazas, sino evitar que se produzcan.
Puntos de control y monitoreo
Un aspecto clave en el plan de seguridad de un evento es el establecimiento de varios puntos de control o monitoreo en los alrededores del lugar de celebración, por los que los asistentes deban pasar obligatoriamente. Esto permite hacer una primera comprobación que posibilita alertar y tomar medidas respecto a aquellas personas que puedan causar problemas.
En estos puntos de control se solicitan documentos de identificación, contrastando los datos con la información previa que cada invitado proporcionó a la organización en el momento del registro.
Seguridad en el interior
En paralelo al control de acceso, es esencial garantizar que ningún riesgo provenga del núcleo interno del evento, es decir, del equipo propio. A fin de lograrlo es conveniente someter a un registro exhaustivo a cualquier persona involucrada o contratada para el acto.
De igual modo, es recomendable subcontratar personal extra de seguridad. Por mucha confianza que depositemos en el personal nuestro, un equipo especializado siempre ayuda a aminorar el riesgo.
Por otro lado, el concepto de seguridad actual no es exclusivamente físico, sino que contempla también los riesgos o amenazas cibernéticas, tomando medidas para proteger los datos, identidades y dispositivos de los asistentes al evento. Una estrategia habitual es proteger con contraseña la Wi-Fi abierta, cosa que puede complementarse con medidas adicionales de seguridad en la red.
Plan de emergencia
La seguridad en eventos abarca necesariamente una estrategia de emergencia, cuya implementación influye directamente en la gestión y en los resultados de un desastre. Por ello, un plan de emergencia debe incluir:
- Mecanismos de evacuación masiva.
- Dispositivo de actuación frente a un atentado o un desastre natural.
- Localización de espacios seguros.
- Elección de un lugar de reunión de la plantilla en caso de emergencia.
- Canales de comunicación preestablecidos.
- Explicación de la emergencia a los asistentes.
- Señalización clara de las salidas.
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