La información es un activo de la empresa que es necesario gestionar para obtener importantes ventajas competitivas en un entorno muy dinámico y rápidamente cambiante. Esa información, cuando se interioriza en la organización, se convierte en conocimiento organizacional y es muy importante para conseguir una mayor rentabilidad económica.
En la ‘economía del conocimiento’, el éxito en el futuro de la empresa depende en gran medida de saber generar, almacenar, mantener y difundir conocimiento dentro de la propia empresa.
Según Aristóteles, el conocimiento se centra en el ser de las cosas. Su teoría reza que, en base a la percepción de los sentidos, se interioriza el significado de dichas percepciones sensoriales mediante el ejercicio de la memoria y la imaginación (innatas en el ser humano) y se crea en la mente un significado abstracto de la ‘cosa’ analizada. El conocimiento es aprender la verdad, el ser y el no ser.
Sistemas de gestión del conocimiento
Para alcanzar los objetivos de la empresa, el conocimiento se debe gestionar mediante un sistema cíclico que se retroalimente y permita transformar los aprendizajes tácitos (individuales) y explícitos (colectivos) en hábitos y rutinas que mejoren la planificación y ejecución de los procesos de trabajo.
En un sistema de gestión del conocimiento, las actividades y procesos que se utilizan para identificar, capturar, crear, utilizar y compartir conocimiento utilizan herramientas TIC. El proceso de gestión del conocimiento es social; es decir, los individuos crean el conocimiento junto con otros (de lo individual a lo colectivo) y comparten lo que saben con los demás utilizando como herramientas las nuevas tecnologías.
En concreto, las herramientas TIC más utilizadas en un sistema de gestión del conocimiento son blogs, foros, comunidades profesionales, wikis, píldoras de información, videoconferencias, webcasts, webinars, chats, comunidades de prácticas, mindmaps, intranets, document management systems, knowledge base y learning management systems.
En este sentido, los beneficios de implementar un sistema de gestión del conocimiento son: el incremento de la comunicación del conocimiento, el aumento de la velocidad en la toma de decisiones, la mejora de las redes informales, el crecimiento del compromiso de los empleados y una respuesta cognitiva más ágil. Estos beneficios son fundamentales en un mercado global complejo y vertiginosamente cambiante.
En la ‘economía del conocimiento’, el éxito en el futuro de la empresa depende en gran medida de saber generar, almacenar, mantener y difundir conocimiento dentro de la propia organización
Proyectos de gestión del conocimiento
Los proyectos de gestión del conocimiento son muy arriesgados debido a que son proyectos de innovación. De hecho, muchas organizaciones inician un proyecto de gestión del conocimiento pero lo acaban abandonando, ya sea por falta de tiempo para las tareas de gestión del conocimiento o por la dificultad en el uso de las herramientas TIC.
Para que el proyecto tenga éxito es crucial la participación activa de los empleados, y ello está íntimamente ligado a su motivación. Es por ello que, en cada proyecto de gestión del conocimiento, el gerente responsable tiene que lidiar con la difícil papeleta de cómo involucrar y motivar a los empleados. Y para conseguirlo existen dos formas diferenciadas de motivación: extrínseca e intrínseca.
En el caso de la extrínseca, la fuente de motivación es externa (por ejemplo, proporcionando al empleado colaborador una bonificación económica) y en el caso de la intrínseca, la motivación tiene su origen en la propia persona (por ejemplo, un empleado quiere apoyar a sus compañeros de trabajo compartiendo conocimiento).
Fases del proceso
Muy esquemáticamente, en un proceso de gestión del conocimiento se pueden distinguir las siguientes fases:
1. Identificar el conocimiento. En su primera etapa, el conocimiento existe como conocimiento tácito y debe ser identificado. Además, es necesario un análisis general del conocimiento existente y requerido de cada uno de los individuos de la organización.
2. Creación de conocimiento. Una vez que se ha identificado el conocimiento como conocimiento requerido, se tiene que crear. El proceso de creación consiste en transformar el conocimiento tácito en conocimiento implícito (localizado por la organización). El conocimiento implícito es conocimiento que aún no es tangible, pero podría hacerse explícito (común a la organización).
3. Almacenamiento de conocimiento. Al almacenarlo, el conocimiento implícito se transforma en conocimiento explícito. El conocimiento se transforma en explícito cuando se establece en forma tangible y se almacena de determinada manera (herramientas TIC).
4. Compartir el conocimiento. Después de identificarlo, implicarlo y explicarlo, el conocimiento debe compartirse, con el objetivo de que se aplique en la mejora de los procesos de trabajo. Esto significa aplicar el conocimiento correcto para la tarea correcta en el lugar correcto y en el momento correcto.
El interés actual por la gestión del conocimiento en las corporaciones es debido a que genera mayor rentabilidad económica, ya que trabajamos en una economía de la información y ello produce un valor económico derivado de las oportunidades económicas que se descubren y desarrollan a través de los activos intelectuales (capital intelectual), y no tanto a través de los activos físicos.
Inteligencia Económica
La Inteligencia Económica es el proceso que permite identificar los aspectos económicos clave por los que se debe proporcionar un producto-informe (informaciones, análisis, estudios o propuestas), para ayudar a la empresa en el proceso de la toma de las mejores decisiones posibles. Gran parte de la información estratégica que la Inteligencia Económica proporciona para la buena marcha de una empresa se encuentra dentro de ella (hasta un 70%, según muchos expertos) y, para explicitarla y convertirla en conocimiento organizacional, es necesario un buen sistema de gestión del conocimiento. Se puede resumir diciendo que la información y el conocimiento dentro de una organización se gestionan mediante un adecuado sistema de gestión del conocimiento.
La implantación de un sistema de gestión del conocimiento en una organización ayuda a que sus directivos puedan tomar decisiones más rápidas, mejorar su eficiencia y eficacia, desarrollar productos innovadores y, por ende, mejorar los ingresos y beneficios de la organización.
Para concluir, se puede decir que la gestión del conocimiento no es una ‘bala de plata’, ni una solución fácil a los complejos problemas de una organización empresarial moderna. Debe gestionarse cuidadosamente y con un espíritu de colaboración y comunicación con todos los implicados. Si se aplica bien, se pueden conseguir aumentar la productividad, mejorar la colaboración de los trabajadores y acortar los tiempos de producción. Pero si se aplica mal, generará costes considerables a la empresa sin aportar las ventajas deseadas.
