El término o momento VUCA (acrónimo en inglés de los conceptos volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad) fue acuñado por el Army War College de Estados Unidos, el cual quería poner de relieve la nueva realidad a la que se enfrentaba el organismo tras el final de la Guerra Fría y la aparición de diferentes polos de poder en el campo de las relaciones internacionales, dibujándose un sistema multilateral con nuevos actores sobre el tablero de juego.
Esta tendencia ha continuado en aumento, siendo el siglo XXI una realidad altamente cambiante, de forma que se deja la visibilidad en el pasado y se lleva el futuro de incertidumbre tanto para los Estados como para el resto de actores. Entre ellos se encuentran las empresas, cuyo papel es cada vez más imprescindible y fundamental.
El hecho de que los cambios se produzcan cada vez en un periodo más corto de tiempo siguiendo comportamientos no siempre conocidos provoca en primera instancia una situación de dificultad para las compañías, las cuales tienen que acortar los plazos de toma de decisión y enfrentarse a nuevos elementos disruptivos que se introducen en el sistema cada vez con mayor velocidad.
Haciendo referencia a Michel Godet –una de las cabezas más visibles de la escuela francesa de prospectiva–, ante esta situación, donde el presente aparece lleno de cuestiones urgentes y donde las fuerzas de cambio están revolucionando los factores de inercia y los hábitos instalados, las compañías pueden adoptar cuatro roles claramente diferenciados: el avestruz pasivo que sufre el cambio, el bombero reactivo que se preocupa por combatir el fuego una vez que este ya se ha declarado, el asegurador que se prepara para los cambios visibles debido a que sabe que la reparación es más costosa que la prevención y el conspirador proactivo que trata de provocar los cambios deseados.
La respuesta ante ello es clara, y el rol que la organización debe adquirir es doble: el asegurador que se prepara para los posibles cambios y el conspirador que busca crear un escenario positivo para sus intereses.
En esta línea, la primera empresa multinacional que aplicó métodos prospectivos fue la petrolera Royal Shell, la cual, a través del método de escenarios, vislumbró la crisis del petróleo del 1973 desarrollando planes de contingencia para este posible escenario que finalmente se desarrolló.
Anticipación al futuro
Ante la última respuesta sobre el papel que tiene que jugar la empresa en este contexto competitivo, cambiante e incierto, se plantea una nueva pregunta: ¿cómo puede una empresa llegar a anticiparse e influir sobre el futuro para dibujar un escenario favorable a sus intereses?
El método prospectivo tiene como objetivo precisamente ambos elementos: la anticipación y la reacción para provocar los cambios deseados.
Para ello es necesario que la compañía, a través de los analistas encargados, aplique una serie de etapas o pasos asociados a métodos y herramientas con el objetivo de desarrollar un análisis que permita a la empresa la toma de decisiones eliminando parte de la incertidumbre presente, así como creando o desarrollando medidas que impulsen un escenario favorable para sus intereses.
El método prospectivo tiene como objetivo la anticipación y la reacción para provocar los cambios deseados
En primer lugar, la firma debe proceder a la formulación de preguntas adecuadas. En muchas ocasiones tenemos la dificultad de observar la realidad al completo, enfocándonos por el contrario en una pequeña parte y dejando de lado el resto de piezas. Tener una visión global es imprescindible para formular las preguntas adecuadas. Incluso si la corporación solo opera a nivel local, necesita comprender su papel en el contexto global.
En segundo lugar, se deberá contextualizar a la compañía, es decir, conocer el entorno en el que se encuentra. En este sentido se deberá comprender el contexto político, social, económico y militar; es decir, contar con una visión holística del escenario actual en el que se encuentra la empresa.
En este paso, tras la contextualización, se procederá a la formulación de las variables. Por tanto, se enumerará el conjunto de variables que caracterizan el sistema estudiado y su entorno (tanto las variables internas como las externas). El análisis estructural será la metodología encargada de apoyar al analista a comprender la relación existente entre las variables y el papel que juegan cada una de ellas en el sistema, explicando tanto el presente como la posible evolución en el futuro.
El siguiente paso consistirá en identificar y en analizar a cada uno de los actores, tanto internos como externos, definiendo y teniendo en cuenta las motivaciones de cada uno de ellos, sus fines y sus medios. La clave de este punto en el método prospectivo, es valorar las relaciones de fuerza entre los actores y estudiar sus convergencias y divergencias con respecto a un cierto número de posturas y de objetivos asociados. De esta manera, la compañía obtendrá ayuda a la hora de decidir qué estrategia llevará a cabo, entendiendo cómo se van a comportar cada uno de los actores ante cada posible decisión.
La creación de escenarios se constituye como la siguiente etapa. Se debe tener en cuenta que un escenario es una descripción de una situación futura junto con las medidas y acciones que permitirán a la empresa pasar de una situación original a una futura. Aquí se hará uso del resultado obtenido en los pasos previos, teniendo en cuenta los actores, las variables y la interacción entre ambas partes.
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